كيف تؤثر إدارة المنظمات على مدى تحقيقك لأهدافك الاستراتيجية
ماذا نقصد بإدارة المنظمات؟
إدارة المنظمات هي عملية متفرعة المهام تلعب دورا كبيرا في توجيه أعمال وجهود فريق العمل نحو تحقيق اهداف المنظمة. تحتاج بيئة العمل المعقدة والتنافسية إلى إدارة فعالة فهي لم تعد اختيارية بعد اليوم، بل من أهم الضروريات لتحقيق اهداف المؤسسة. تضم هذه المقالة المكونات الأساسية لإدارة المنظمات وأهميتها وكيفية تطبيقها لخلق بيئة عمل مدارة بشكل صح ومتمكنة من تحقيق أهداف المنظمة.
مفهوم إدارة المنظمات:
تضم إدارة المنظمات عدة خطوات، منها: التخطيط والتنظيم والتوجيه ومراقبة ذلك التنظيم، جميع هذه المكونات تساهم في الفعالية العامة للمنظمة أو الشركة.
- التخطيط: التخطيط هو اول وأهم خطوة لضمان نجاح إدارة المنظمات، فهي العميلة التي تحدد فيها المنظمة أو الشركة أهدافها الاستراتيجية وتتصرف بناء عليها وتضم مرحلة التخطيط عدد من الجوانب الفرعية:
- التخطيط الاستراتيجي: طبيعة التخطيط الاستراتيجي أنه عملية طويلة الأمد ففيها تحدد المنظمة رسالتها ورؤيتها وأهدافها. يشمل التخطيط الاستراتيجي أيضا تحليل البيئات الخارجية وتحليل البيئات الداخلية من خلال بعض الأدوات المساعدة مثل تحليل السوات (نقاط الضعف والقوة والفرص والتهديدات).
- التخطيط التشغيلي: بعكس التخطيط الاستراتيجي، التخطيط التشغيلي يركز على الأهداف قصيرة المدى في الأنشطة اليومية عن طريق وضع اهداف قصيرة وواضحة وقابلة للتحقيق
- التخطيط الطارئ: التخطيط الطارئ ضرورة لأي منظمة في بيئة غير متوقعة ودائمة التغيير. التخطيط يساعد المنظمات للتجهيز لأي حدث طارئ قد يواجههم لتخفيف الأثر والضرر في حال وقوع هذه المخاطر.
- التنظيم: بمجرد انتهاء مرحلة التخطيط ووضع الأهداف نبدأ بالمرحلة التي تليها وهي التنظيم، تشمل هذه المرحلة إنشاء هيكل يربط تحقيق الأهداف بخطوات منطقية قابلة للتطبيق. الجوانب الرئيسية للتنظيم:
- تحديد الأدوار: يتم التوزيع الواضح للأدوار عن طريق تحديد مسؤوليات كل فرد بالمنظمة مما يخلق وضوح وتناغم بالعمل يساعد على تحقيق كفاءة العمل بأبسط طريقة ممكنة ويمنع التداخل والارتباك.
- رسم الهيكلية: من المحتمل ان تتخذ الهيكلية التنظيمية أشكالا مختلفة – هرمية أو مسطحة أو مصفوفة ويعتمد اختيارها على حجم المنظمة وثقافتها وأهدافها. تساعد الهيكلية الهرمية على توضيح السلطة وأدوار الأفراد بشكل ترتيبي وتسلسلي بينما تدعم الهيكلية المسطحة التعاون والأدوار متساوية السلطة بين فريق العمل.
- إدارة الموارد: يشمل التنظيم الفعال تخصيص الموارد البشرية والمالية والمادية بطريقة تعزز الكفاءة ويشمل ذلك التوظيف وإدارة الميزانية وضمان توفر المعدات والأدوات اللازمة للقيام بالعمل.
- القيادة الفعالة: يلهم القادة الفعالون فريقهم ويحفزونهم على العمل ويوجهونهم لطريقة العمل الصحيح، تشمل العناصر الرئيسية للقيادة:
- التواصل حول الرؤية: من مسؤولية القائد التعبير عن رؤية واضحة ومحددة للمنظمة تعمل هذه الرؤية كدليل إرشادي لفريق العمل يرجعون إليها عند تنفيذ وعمل أي مهمة، فأي عمل يتم عمله يجب أن يتوافق مع هذه الرؤية الواضحة.
- تحفيز وتمكين الموظفين: القائد الفعال يقوم بتمكين الموظفين عن طريقة توضيح مهامهم لهم وتوزعيها حسب إمكانيات ومواهب كل موظف.
- الذكاء العاطفي: الذكاء العاطفي ضرورة من ضروريات التواصل الفعال يمكن الذكاء العاطفي القائد من فهم موظفيه وإدارة مشاكلهم ونزاعاتهم بالإضافة إلى قدرته على إقناعهم وتحفزيهم بسهولة
- القدرة على التكيف: في بيئة سريعة التغيير يجب على القائد أن يكون قادر على التكيف ومواجهة أي تغيير قد يطرأ سير المنظمة. وعليه أن يكون قادر على الانفتاح وتقبل الأفكار الجديدة بصدر ربح وبدون تردد أو تحفظات.
- إدارة التغيير: يعتبر التغيير جزءا أساسيا من إدارة المنظمات ومن أهم محاوره:
- إدراك الحاجة للتغيير: التعرف على وقت ومدى الحاجة للتغيير اهم خطوة له ، فيجب على المؤسسات أن تكون على دراية بسير السوق وتغيرات بيئات العمل وجميع بيئاتها الخارجية.
- التواصل الفعال: بعد إدراك الحاجة للتغيير يجب على المدراء التواصل مع موظفيهم وجميع فريق العمل لإيضاح التغيير اللازم والقدرة على التكيف والتخطيط له.
- التنفيذ السريع: بمجرد إدراك الحاجة للتغيير والتخطيط له يجب على المنظمة إعداد موظفيها وبيئتها وأدواتها والبدء بالتطبيق السريع لهذا التغيير لضمان التكيف السريع والسهل.
- المراجعة والتعديل: قد يشمل هذا التخطيط بعض الأخطاء حتى بعد دراسته بشكل مفصل، التقييم والتعديل جزء طبيعي من أي عملية تنفيذية فيجب المواصلة بتقييم مدى نجاح هذا التطبيق للتغيير وممارسة أي تعديلات ضرورية عليه.
- المراقبة: المراقبة هي عملية تتضمن متابعة وتقييم الأداء العام للمنظمة لقياس مدى فعالية تحقيقها لأهدافها الاستراتيجية تتضمن هذه العملية عدة محاور رئيسية:
- تحديد معايير الأداء: وضع معايير أداء واضحة معيار رئيسي لقياس التقدم ومعرفته وقد تكون معايير كمية تتعلق بالأرقام أو الإحصائيات مثل عدد المبيعات أو عدد المتابعين على منصات التواصل الاجتماعي أو حتى دخل الشركة خلال فترة معينة من السنة.
- قياس الأداء الفعلي: يجب على المنظمات قياس الأداء الفعلي بشكل متواصل ومستمر وقد يكون ذلك من خلال الإحصاءات والبيانات.
- اتخاذ القرارات التصحيحية: عند ملاحظة خطأ بعد عمل التقييمات والمراقبة يجب على المنظمة تحديد هذا الخطأ وتحديد كيفية تصليحه ثم المواصلة بالعمل عليه عن طريق تحسين أدواتهم أو تدريب موظفيهم.
تكون فعالية المراقبة ليس فقط في تعديل الأخطاء بل بتعزيز حس المسؤولية لدى فريق العمل، فعند شعورهم بأن أداءهم يتم مراقبته سيحاولون التقليل من أخطائهم بقدر الإمكان.
بماذا تعود فوائد إدارة المنظمات على الشركة؟
- زيادة الكفاءة: تعزز الإدارة الصحيحة للمنظمات على تعزيز كفاءة العمل عن طريق توزيع الأدوار بشكل واضح وملائم مما يقلل من الهدر وضياع الجهد والوقت
- تحسين التواصل: الهيكلة الجيدة للمنظمة والتواصل الفعال فيها يساهم في خلق فريق عمل متناغم ومتعاون
- تحسين اتخاذ القرارات: الهياكل الإدارية الفعالة توفر الوصول إلى المعلومات في الوقت المناسب والملائمة، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات مستنيرة.
- تعزيز ديناميات الفريق: الإدارة الجيدة تعزز التعاون، مما يؤدي إلى قوة عاملة أكثر تماسكًا.
- القدرة على التكيف: المنظمات المدارة بشكل جيد يمكنها الاستجابة بسرعة أكبر للتغيرات والتحديات في السوق.
- رضا الموظفين: التوقعات الواضحة والدعم من الإدارة يساهمان في بيئة عمل إيجابية، مما يعزز المعنويات والاحتفاظ بالموظفين.
- محاذاة استراتيجية: تضمن أن جميع مستويات المنظمة متوافقة مع أهداف الشركة وغاياتها.
- تحسين استخدام الموارد: تساعد الإدارة الفعالة في تخصيص الموارد بشكل أكثر كفاءة، مما يقلل من الهدر ويعظم الإنتاج.
بشكل عام، تضع إدارة التنظيم القوية الأساس للنمو المستدام والنجاح.
تداخل مكونات الإدارة
بينما يلعب كل مكون من مكونات إدارة المنظمات دورًا مميزًا، فإنها مترابطة وتساهم جماعيًا في النجاح العام للمنظمة. على سبيل المثال، يُعتبر التخطيط الفعال الذي يُبلي ببلاءً حسنًا في إبلاغ التنظيم؛ بدون خطة متينة، قد تفتقر جهود التنظيم إلى التوجيه الصحيح. تعزز القيادة القوية كل من التنظيم والمراقبة. يجب على القادة تحفيز وتوجيه فرقهم لتنفيذ الخطط بفعالية، مع مراقبة الأداء لضمان المساءلة.
علاوة على ذلك، تتقاطع إدارة التغيير مع جميع جوانب إدارة المنظمات. مع تطور المنظمات، يجب أن تتكيف باستمرار مع خططها وهياكلها ونهجها القيادي. يبرز هذا الترابط الحاجة إلى نهج شامل للإدارة، حيث تعمل جميع المكونات بتناغم.
